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メモを取らない管理職は信用されない【5つの留意点】

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4月、新年度が始まりましたね。
新人職員がよく言われる事「メモを取れ」。

これ、本当は立場が上に行くほどやるべき事です。職場で年数を重ねた人ほど、周りは誰もそんな事教えてはくれませんが、新人のメモの量が10だとしたら、役職者であれば100以上はメモを取るべきです。

なぜ、メモを取らない管理職は信用されないのか。今回はそんなお話。

 
[目次]

 


1 . この人に言っても無駄だ

上司の元には、日々大なり小なり様々な報告や相談が持ち込まれます。普段あなたは、その一つひとつに、どれだけ真摯に返答や対応をしているでしょうか?

メモに取らない事はよく忘れます。部下は一度相談したことが実質的に無視された場合、再度同じ事を言う気にはなりません(何度も確認してくれる部下は稀です)。

そのような事が何度か続くうちに、あなたの聞く態度を見ただけで「あ、これは忘れるな。」と、相談をした段階で分かるようになってきます。そして、この人には言っても無駄だなと諦められていくのです。さらに時間が経つと、いよいよ本当に必要な報告や相談もしてくれなくなってきます。

上司の大事な能力の一つに「現場のピンチに気づける事」が挙げられます。誰も報告も相談もしてくれない状況において、どのようにしてこれを達成できるのでしょうか。

「諦められたら、そこで試合終了ですよ…?」
某先生風。



2 . メモを取る行為、もう一つの意味

メモは、自分が忘れないために取るものです。

しかしそれ以上に「あなたの話を私は忘れませんよ。大事に思っていますよ。」という意思を相手に示すための行為でもあります。

メモを取る行為自体が、相手が「自分は尊重されている、大切にされている」と感じられる手段になるのです。



3 . 相手との温度差に気をつけなくてはいけない

実際に仕事をしていてよく感じるのが、報告する側の熱量と、報告を受ける側の熱量の温度差です。

上に相談するというのは、それなりに緊張もしますし勇気もいります。また、実際に相談をする時というのは、現場がけっこう切羽詰まってから言うケースも多いです。

しかし部下にとっては『重要度100』のつもりの相談も、上司にとっては『重要度50』くらいに感じられるもので、どんなに敏感な上司でもそんなものです。意識していなければもっと温度差は広がります。

これはどうしても起こり得る事です。起こり得る事と自覚した上で、相手の温度を察知する事、なるべく同じ熱量で、返答や対応を真摯に行う事が大切です。



4 . ボトムアップは既に起きている、拾いに行っていないだけ

「ボトムアップがない」「若手に主体性がない」と嘆く役職者は多いですが、実は上述したようなパターンで、上司の方が無視してしまっているケースも多いのではないでしょうか。

メモを取ると言うのは、何も受動的な報告や相談に限りません。職員とのちょっとした会話、観察していて気づいた事、感じた事、考えや構想、全てをメモに落とし込めます。メモは受動的に行うものではなく、自ら能動的に行うべき事です。

メモを取る癖がついていると、ボトムアップを逃さない、潜在的なボトムアップを拾い上げるといった事が可能になります。



5 . メモを取らない管理職は、計画性がない

その日の作業をこなせば良しとされるのは若手のうちだけです。役職がついてくると、組織の成長にフォーカスして、数ヶ月後、数年後という単位で計画を立て、成長性のある仕事をしなければならなくなります。

メモを取る事の利点は、全てが可視化される事です。メモを日常的に取ると、今行っている事、考えている事、過去の事、未来の事、全てが可視化されるようになります。

可視化される事で、日々の仕事(短期・タスク管理)をより計画的に、未来への戦略・戦術(中長期)をより計画的に実行できるようになります。

また、後々にメモを見返すことで「実際の行動と成果の関係」も評価出来ます。自己成長の為の手段にも、あわよくば自己アピールの手段にも活用出来ます。

逆にメモを取らない人は、目の前の仕事を受動的かつ反射的に処理しているだけというパターンが多く、計画性も成長性も感じられません。それならば管理職である必要はなく、パート事務員さんを一人雇った方が 経営的にも効率が良いという事になります。

 


さいごに

私の場合ですが、常にモレスキンノートを持ち歩いています▼

MOLESKINE モレスキン ルールドノートブック・横罫・ラージ ([文具])

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こちらも品質高いらしい▼

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一般のスケジュール帳では、1日毎の枠が邪魔になって自由に書けないのが嫌で。とにかくここに自由に書き込んだり、付箋を貼ったり、メモの切れ端を貼ったり…

この手のノートは高額ですが、書く意欲を高めてくれるのでありがたいです。